En una encuesta realizada la semana pasada a nuestros clientes, el 40% declaraba no conocer el concepto de “Gestión Documental”. En vista de que el % parece bastante elevado, vamos a dedicar unos minutos a definirlo y a explicarlo.
Podemos definir “Gestión Documental” como el conjunto de procesos y recursos, orientados al tratamiento de la documentación de una organización.
Si detallamos este concepto tan genérico, podemos matizar varios términos:
• “Organización”: Entenderemos por tal a cualquier conjunto de personas que desempeñan una labor coordinada. Pueden ser empresas, ONG’s, asociaciones de cualquier tipo, instituciones públicas, etc.
• “Documentación”: Conjunto de documentos, tanto internos (generados dentro de la organización) como externos (recibidos desde otras organizaciones o personas). Es importante tener en cuenta que cuando hablamos de documentos, no nos limitamos a los impresos en papel. También consideramos documento al que ha sido digitalizado o que ya ha sido creado como digital.
• “Tratamiento de la documentación”: Uso y manejo de los documentos, desde su recepción, hasta su destrucción, pasando por su digitalización, catalogación, archivo, lectura, modificación, envío, etc.
• “Recursos”: Conjunto de personas y elementos materiales involucrados en la Gestión Documental. Entre ellos podemos enumerar al personal de archivo, destinatarios de los documentos, creadores de los mismos, software de manipulación y creación de documentos digitales, bases de datos que contengan información sobre los documentos archivados, armarios para archivo, carpetas, escáneres, equipos multifunción, servidores de bases de datos, impresoras, destructoras de papel, etc.
• “Procesos”: Conjunto de operaciones definidas para la gestión de los documentos. En esta definición se debe detallar que hacer con cada tipo de documento, quien debe hacerlo, cuando y como.
Visto lo anterior, creo que el 100% de las “organizaciones” saben lo que es la “Gestión Documental”. Todos manejamos documentos en nuestro trabajo diario, por lo tanto somos parte de esos “recursos” y conocemos los “procesos” que definen que debemos hacer con los documentos. Quizás en nuestra organización estos procesos no estén completamente definidos, pero seguro que tenemos personal con el sentido común suficiente como para saber que hacer en un momento dado.
Hasta aquí todo ha sido muy bonito y muy aséptico, pero los problemas de verdad empiezan cuando necesitamos encontrar el contrato que firmó un cliente determinado hace 3 años, o el albarán de entrega que corresponde a una factura de hace 8 meses que un cliente está reclamando, o el artículo de la revista técnica donde recordamos que se citaba un nuevo modelo de dispositivo que necesitamos para nuestro nuevo proyecto, o lo planos originales del piso que reformamos hace 3 años, o…
Aquí es donde se empieza a ver que en función del volumen de documentos y de consultas a los mismos, no nos basta con unos “recursos” personales y manuales, que necesitamos un sistema que sea capaz de mecanizar nuestros procesos y sobre todo, que agilice y haga fiable la búsqueda de información.
En esta línea de trabajo, OKI, el fabricante japonés líder en el mundo de la impresión y de las telecomunicaciones, ha dado un paso más y ha puesto en el mercado una aplicación de Gestión Documental que cumple con los requisitos de la mayoría de las PYMES y nos va a ayudar a racionalizar nuestro trabajo. Es un producto sencillo, económico y muy fácil de usar e implementar en cualquier organización.
Si tenéis cualquier pregunta sobre este tema, no dudéis en plantearla. Estaremos encantados de atenderos.
