Imagino que a estas alturas casi todo el mundo sabe en qué consiste la factura electrónica, pero a modo de breve resumen diremos que consiste en la emisión y recepción de documentos en formato electrónico (en realidad la factura es el más habitual, pero no el único que puede adaptarse), con suficientes garantías tanto para el emisor como para el receptor, de forma que pueda sustituir el documento en papel.
El ahorro en el proceso y las ventajas ecológicas son evidentes y no vamos a dedicarle más líneas: menos tiempo en procesar, menos tinta, menos papel… se habla de un 70% de reducción de costes de todo el proceso.
A simple vista parecería sencillo: lo anterior suena a “escanear la factura y enviarla por correo electrónico”. Entonces ¿por qué no ha tenido una amplia y rápida difusión entre las PYMES?
El problema radica en la parte de las “suficientes garantías”.
La factura debe ir ‘firmada’ utilizando para ello un certificado digital. De esta forma se garantiza que el documento no puede modificarse posteriormente.
Por otra parte la legislación correspondiente impone ciertas obligaciones a emisor y receptor. Entre ellas:
-La emisión en formato electrónico debe ser con consentimiento del receptor.
-El emisor debe poder, a petición de la AEAT localizar o en su defecto generar el mismo documento digital que envió en su momento. Esto obliga a las empresas a mantener una copia de las facturas enviadas o el programa o herramientas necesarias para volver a generar el archivo.
-El receptor debe mantener igualmente copia de las facturas recibidas y disponer de las herramientas para su consulta, visualización e impresión.
Claro está, para automatizar al máximo el proceso y aprovechar las ventajas del soporte digital se han establecido unos ‘estándares’ que pongan de acuerdo a emisores y receptores sobre el formato de los ficheros que contienen esas facturas. Dicho de otra forma, recibir un PDF con la factura escaneada no me va a ahorrar mucho trabajo: tendré que darla de alta en mi aplicación informática exactamente igual que si la recibiera vía cartero con pantalones azules. Sería genial si mi programa pudiera validar las facturas que recibo de mis proveedores y seguidamente las diese de alta en mi gestión de facturas recibidas.
Contrario a lo que parece visto desde fuera, hacer esto no es tan fácil como copiar – pegar.
En apenas tres años la AEAT ha publicado tres versiones de “facturae” que viene a ser el estándar de facto de las facturas electrónicas en España (hubo otra anterior promovida por el CCI). Cada una es incompatible con el anterior. Y luego están las “extensiones” que son ampliaciones del estándar para sectores específicos.
Además los formatos internacionales UBL más orientados a empresas de comercio internacional.
En cuanto a la firma hay dos métodos de firma: avanzada y avanzada con información de sellado de tiempo.
Esta complejidad (que aquí presento muy resumida) está provocando que la implantación de soluciones adaptadas a las necesidades de las pequeñas empresas se dilate.
A pesar del esfuerzo estatal y del sector bancario (otro gran interesado en el ‘trafico’ de documentos digitales) muchas PYMES todavía no saben exactamente en qué consiste y qué ventajas tiene la factura electrónica.
Si bien es cierto que hay soluciones ‘estandar’ de factura electrónica, en general le ocasionan al usuario trabajo adicional, en vez de quitárselo, si tiene que andar volviendo a introducir datos en otro programa solo para emitirlas en digital. Tal y como están los tiempos, la informática debe ayudarnos a ser más rentables, no al revés.
En mi humilde opinión el futuro de la firma electrónica pasa por adaptar los ERP que las empresas tienen instalados para que permitan generar y leer ficheros ‘estandar’ que hagan posible automatizar al máximo el envío y la recepción de las facturas.
Para esto hace falta contar con buenos profesionales que conozcan la materia y obviamente se agradecerían subvenciones encaminadas a facilitar a las empresas esta importante y necesaria (diría incluso a la larga inevitable) mejora tecnológica.
