En la era de la información, todas las empresas precisan potentes equipos y software para gestionar todos los datos sin correr el riesgo de perderlos. Hoy, un error informático no tiene por qué arruinar el trabajo de toda una vida.

La figura del “servidor dedicado” ya es conocida y usada en cualquier sistema informático con más de dos puestos de trabajo. Sin embargo, aún existen reticencias para implantarse en redes pequeñas. En este artículo vamos a desglosar los beneficios de su uso y daremos las claves de su necesidad. Y es que algunos usuarios desconocen los beneficios de esta figura.

En primer lugar, son máquinas cuyo diseño está pensado para un funcionamiento continuo de 24×7, es decir, 24 horas diarias, 7 días a la semana. Cada vez es mas común el acceso a los datos y aplicaciones desde fuera de la oficina por medio de netbooks, pda’s u ordenadores domésticos. Si en la oficina no mantenemos un servidor encendido continuamente, será imposible que podamos acceder a los datos.

En segundo lugar, la integridad de los datos aumenta si se hallan centralizados en una ubicación común. Si se dispone de un servidor con capacidad para almacenar los datos y documentos de los distintos usuarios, se puede planificar procesos de copias de seguridad que garanticen que todos los datos importantes van a ser incluidos en esas copias, sin que cada usuario deba preocuparse por los suyos.

En tercer lugar, disponer de un acceso común a datos y aplicaciones proporciona una posibilidad de colaboración entre los distintos usuarios, que sería imposible sin esta infraestructura. Hay que tener en cuenta que el trabajo en cualquier empresa es imprescindible que sea colaborativo y compartido, un servidor dedicado se hace realmente necesario.

Por último, también se puede reflejar aspectos más técnicos, pero no por ello menos importantes. Las versiones del sistema operativo que se instala en los servidores -Windows 2003 ó 2008 Server, Linux…-,se hallan diseñadas específicamente para ese papel, y contribuyen a proporcionar la necesaria estabilidad en el conjunto del sistema informático. No son sistemas pensados para su uso como S.O. de escritorio, y por lo tanto no se encuentran tan sujetos a la inestabilidad provocada por la interacción continua con los usuarios. Se limitan a interactuar con el hardware de la máquina en la que están instalados y con las aplicaciones y utilidades instaladas. Todo ello les proporciona una gran estabilidad, imprescindible cuando de su funcionamiento dependen todos los usuarios que estén conectados a el.

NOVEDADES EN LAS APLICACIONES ESTANDAR:

-Se han enviado varias actualizaciones del programa de Fiscal Serie Omega (versiones 1.97 y 1.98) con las siguientes modificaciones principales:

• Adaptación del programa para la presentación del modelo 202 del ejercicio 2010.

-Se ha enviado una actualización del programa de Contabilidad Serie Omega (versión 3.55) con las siguientes modificaciones principales:

• Cuenta de perdidas y ganancias del nuevo plan general contable.
• Memoria del nuevo plan general contable.
• Emisión de cuentas anuales, del nuevo plan general contable.

NOVEDADES LEGISLATIVAS:

Las principales novedades legislativas del último mes han sido las siguientes:

-Boletín Oficial del Estado:

• Orden EHA/769/2010, de 18 de marzo, por la que se aprueba el modelo 349 de declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, así como los diseños físicos y lógicos y el lugar, forma y plazo de presentación, se establecen las condiciones generales y el procedimiento para su presentación telemática, y se modifica la Orden HAC/3625/2003, de 23 de diciembre, por la que se aprueban el modelo 309 de declaración-liquidación no periódica del Impuesto sobre el Valor Añadido, y otras normas tributarias (BOE 29/03/2010).
• Orden TIN/771/2010, de 15 de marzo, por la que se adoptan disposiciones para la aplicación y desarrollo de lo establecido en el Real Decreto 1678/2009, de 13 de noviembre, por el que se establecen medidas para facilitar la adaptación laboral del sector del juguete a los cambios estructurales en el comercio mundial. (BOE 29/03/2010).
• Orden TIN/772/2010, de 15 de marzo, por la que se adoptan disposiciones para la aplicación y desarrollo de lo establecido en el Real Decreto 1679/2009, de 13 de Noviembre, por el que se establecen medidas para facilitar la adaptación laboral del sector del mueble a los cambios estructurales en el comercio mundial. (BOE 29/03/2010).
• Orden TIN/790/2010, de 24 de marzo, por la que se regula el envío por las empresas de los datos del certificado de empresa al Servicio Público de Empleo Estatal por medios electrónicos (BOE 30/03/2010).
• Resolución de 6 de abril de 2010, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma. (BOE 07/04/2010).
• Real Decreto-ley 6/2010, de 9 de abril, de medidas para el impulso de la recuperación económica y el empleo (BOE 13/04/2010).

-Agencia Tributaria:

• Modelo 202: Servicios de ayuda a la presentación de la declaración.
• Renta 2009: Servicios de ayuda a la presentación de la declaración.

-Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas:

• Publicado el BOICAC numero 81 de Marzo de 2010.

-Colegio de Registradores:

• Disponible la versión 3.2 del programa de Deposito Digital de Cuentas 2009.

Dentro del concepto de “Gestión Documental” se engloban distintas tecnologías, necesidades y hábitos que es necesario desglosar para llegar a comprender todo su alcance y el por qué es una necesidad real en cualquier ámbito. Se trata del conjunto de aparatos, programas y procedimientos que sirven para archivar, ordenar, mantener, recuperar y en su caso destruir los documentos que una organización emite y recibe.

Sobre los “aparatos” y “programas”, los fabricantes de las distintas soluciones nos intentarán convencer de que su producto es mejor que el de la competencia por diversos motivos, y la verdad es que todos tienen algún hecho diferencial que hace que para determinadas circunstancias unos sean más aconsejables que otros. Lo cierto es que no hay una solución “única”, ya que en función del número de documentos a tratar, si están impresos por 1 ó 2 caras, su tamaño, el contenido de los mismos, etc, deberemos optar por una u otra solución. Al final, todo se resume a un escáner que convierta los documentos en imágenes, un OCR que convierta el contenido de los documentos en información digital susceptible de ser tratada informáticamente y un gestor de bases de datos que nos permita guardar, buscar y recuperar los documentos por distintos conceptos de búsqueda.

De todos modos, lo más importante para una empresa son los “procedimientos”, es decir, cuándo genera o recibe un documento. Disponer de los procedimientos adecuados sobre lo que se debe hacer y cómo debe fluir la información que contiene dicho documento. Si estos procedimientos no existen o no se cumplen, no nos sirve de nada escanear, será perder el tiempo.

Cualquier organización, con el manejo de los documentos físicos se enfrenta a los siguientes problemas, que la “Gestión documental” puede ayudar a solucionar :

• Un documento en papel no se puede compartir salvo que todas las personas que tengan que hacerlo estén en la misma ubicación al mismo tiempo
• El archivo de un documento en papel sólo puede usar un criterio de archivo por cada copia del documento
• El espacio físico para el archivo de documentos es finito y tiene un coste
• La búsqueda de un documento, una vez archivado, puede resultar complicada y tiene un coste por tiempo invertido
• Volver a guardar un documento, una vez extraído del archivo, puede ser una utopía
• Los documentos impresos con tecnología láser, tienen una vida limitada, ya que no hay tinta que impregne el papel, es un tóner sólido que se ha adherido al papel por calor y presión y que con el paso de los años terminará desprendiéndose
• Se puede disminuir el consumo de papel y consumibles usando copias electrónicas de los documentos, pero cuando realmente necesitemos copias impresas, las podemos obtener sin ningún problema.

En resumen, tal y como se describe en el título del artículo, para cualquier organización hoy es necesario un sistema de Gestión Documental.