Siempre que llegan estas fechas, más o menos antes de las vacaciones de verano, me inundan las buenas intenciones para septiembre. Quiero pensar que no soy el único que padece esta especie de síndrome de nuevo curso, y por si coincidimos en alguna de nuestras geniales ideas, me propongo contaros los resultados de llevarlas a cabo… resultados, todo hay que decirlo, no siempre tan buenos como uno espera.
¡De este septiembre no pasa! – me dije algún agosto de algún año pasado – ¡¡Voy a ordenar los archivos que compartimos! ¡El buscar se va a acabar! ¡Mas carpetas, menos historietas! Entre todos ¡Sí, podremos!
Y así, una vez motivado con cuatro o cinco arengas más dirigidas a mi mismo, me metí en un jardín de esos de los que querrías salir cuanto antes, maldiciendo la mañana playera en la que has tomado la firme decisión de abrir la caja de Pandora.
Al principio todo fue bien: nueva carpeta -bien- muevo estos archivos -vale….
Pero la cosa empezó a complicarse a la misma velocidad con que perdía la paciencia: nueva carpeta, otra carpeta mas, y otra… ummm estos ficheros del 2000? ¿los borro? ¿de quien son?… bueno, carpeta nueva, la llamo ‘para borrar’ y ya investigaré… buah! El mismo archivo en dos carpetas distintas, ¿Cuál es el bueno? ¿ultimas fechas de modificacion? ¿con cual me quedo? … aquí hay mas subcarpetas, y ahora están por años? ¿pero a quien se le ha ocurrido…?
Los pelos se me pusieron como escarpias, y un escalofrío recorrió mi espalda, cuando dos semanas después de haber terminado (en realidad no llegué a reorganizarlo todo) un compañero me dijo: Me falta un archivo. No lo encuentro, ¿Quién ha tocado el disco L:? – Por supuesto, no recordaba el nombre exacto del archivo, solo la carpeta donde estaba (donde estaba antes de que yo metiera mano, claro), y gracias al cielo, y a las búsquedas avanzadas, lo encontramos con no poca tensión.
Me di cuenta de que había cometido algunos errores de bulto:
1-Mas vale lápiz corto que pantalla grande
Si hubiera planificado sobre el papel cómo iba a organizar los archivos habría ahorrado mucho tiempo, y lo que es más importante, seguro que habría hecho una organización más racional.
2-Aunque sea tu responsabilidad, no es solo tu trabajo
Debí consultar con los compañeros antes de empezar, ¿qué podíamos eliminar con certeza? ¿qué uso le daban, y preveían dar, a esas carpetas? ¿qué pauta seguían para guardar sus archivos?
3-Se organiza mejor con las carpetas vacías
Durante años no hubo un criterio claro y homogéneo para todos los usuarios: una carpeta por ejercicio, dentro una por concepto, dentro una por usuario… o al revés. Lo importante no era tanto qué criterio, sino que hubiera uno, y solo uno. Arreglar el caos es muy difícil, y allí había mucho, mucho caos.
El desorden que encontré no era culpa mía (bueno, no solo mia), pero tampoco aproveché la ocasión para establecer un criterio claro desde ese momento en adelante, así que era cuestión de tiempo que el caos volviera a aparecer.
Había que actuar y lo hice aquel septiembre, de no me acuerdo que año, pero aprendí las lecciones: analiza, consulta, escribe y comunica a los interesados los criterios.
Espero que esta entrada os ayude a organizar mejor los archivos compartidos, de todas formas, si no lo tenéis claro, dejadlo para enero…
